8 Schlüsselfaktoren für erfolgreiche PIM-Projekte

Die Einführung einer neuer Software-Systeme ist für Unternehmen mit hohem Risiko verbunden. Viele Projekte werden nicht im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgewickelt oder sogar abgebrochen. Die große wirtschaftliche Bedeutung einer PIM-Lösung verlangt von Unternehmen ein hohes Maß an Vertrauen in die eigenen Ressourcen und die externen Projektpartner.

Viele Unternehmen haben bereits schlechte Erfahrungen mit der Einführung neuer Systeme gemacht. Dies belegt The Standish Group in ihren Chaos-Reports mit Zahlen:

The Standish Group (Chaos-Report USA, 2001)
23% der Projekte werden abgebrochen
49% der Projekte sind über dem Kosten- und/oder Zeitplan
28% der Projekte im Zeit- und Kostenplan

Misserfolgsfaktoren (Chaos-Report USA, 1995)
13,1% Unvollständige/ungenaue Anforderungen
12,4% Mangelnde Einbeziehung der Beteiligten
10,6% Ressourcenmangel
9,9% Unrealistische Erwartungen
9,3% Mangelnde Unterstützung vom Management
8,7% Sich häufig ändernde Anforderungen/Spezifikationen
8,1% Mangelhafte Planung
7,5% Wird nicht mehr benötigt
6,2% Mangelndes IT-Management
4,3% Mangelndes Technologiewissen

Dabei kann die Einführung eines Produktinformationsmanagement Systems auch nahezu reibungslos vonstatten gehen, wenn einige Punkte bei der Planung und Durchführung berücksichtigt werden.

Erfolgsfaktoren für Software-Projekte

1. Unternehmensweite Gesamtstrategie

Die Einführung eines Produktinformationsmanagement Systems ist zunächst eine strategische Entscheidung, die von der Geschäftsleitung getragen werden sollte. Die Ausrichtung und Entwicklung eines Unternehmens, sowie dessen Ziele und Geschäftsfelder sind wichtige Faktoren für die Umsetzung von Produktkommunikationslösungen.

2. Einbindung der Fachabteilungen

Ein PIM-Projekt berührt viele verschiedene Fachabteilungen im Unternehmen, wie Marketing, Vertrieb, Produktmanagement, Produktentwicklung, Dokumentation. Jede Fachabteilung hat eigene spezifische Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Daher ist ein frühzeitiges Hinzuziehen von Vertretern der entsprechenden Fachbereiche notwendig, um Bedarf und Wünsche hinsichtlich Funktionalitäten umfassend eruieren und die späteren Anwender in das Projekt einbinden zu können.

3. Dokumentation aller Anforderungen

Für das gesamtstrategische Ziel sollten alle Anforderungen umfänglich dokumentiert werden. Dabei ist es empfehlenswert auch den zukünftigen mittelfristigen Bedarf zu ermitteln und in die Dokumentation aufzunehmen. Aus der Summe der Anforderungen sollten sich einzelne Umsetzungsschritte extrahieren lassen, die in einzelne Projektphasen unterteilt werden können. Empfehlenswert ist die Erstellung eines Pflichtenhefts, welches neben den Anforderungen auch die gewünschten Funktionalitäten ausreichend detailliert beschreibt.

4. Externe Beratung

Im Spannungsfeld zwischen strategischen Zielen, Anforderungen und verfügbaren Systemen stehen die Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Bei knappen internen Ressourcen und System-Vielfalt auf dem Markt der Produktinformationsmanagement Systeme leistet ein Berater wertvolle Hilfe hinsichtlich Projektdefinition und Systemauswahl. Er hat den Überblick über die passenden PIM-Systeme, kennt den Bedarf der Kunden und kann sowohl im Vorfeld bei der Projektdefinition als auch während der gesamten Laufzeit der Einführung bis hin zur Nutzung des Systems als zentraler Ansprechpartner und Projektleiter zur Zielerreichung beitragen. Natürlich gilt das auch für eine Beraterin ;-)

5. Evaluierung passender PIM-Systeme

Auf Basis der Anforderungen wird eine passende Lösung für Produktinformationsmanagement evaluiert. Das System sollte die Anforderungen im Hinblick auf die Unternehmensstrategie erfüllen und den Bedarf der Fachabteilungen umfassend abdecken. Gleichzeitig sollte die Einteilung von Projektzielen in einzelne Phasen durch das gewählte System unterstützt und realisiert werden können.

6. Definition erreichbarer Projektziele

Entscheidend für den Erfolg des Projekt sind die definierten Ziele. Die Systemauswahl erfolgt zwar auf globaler Ebene jedoch sollte die Umsetzung in kleinen überschaubaren Schritten mit der Umsetzung eines Pilotprojekts erfolgen. Dies sorgt zum Einen für kurze Projektlaufzeiten und bringt zum Anderen schnelle und sichtbare Erfolge. Je größer und umfangreicher das Ziel ist, desto mehr Risiken birgt die Umsetzung. Die Folge sind lange Projektzeiten, hohe Investitionen in Zeit und Kosten.
Think global – act local!

7. Projektmanagement

Während der Umsetzungsphase ist ein kompetentes Projektteam mit entsprechender Leitung unabdingbar. Der Projektleiter besetzt eine Schlüsselposition zwischen Unternehmen und Implementierungspartner und ist maßgeblich für den Erfolg der Umsetzung verantwortlich. Ein extern beauftragter Projektleiter kann sinnvoll sein. Dieser fungiert als neutraler Vermittler und Berater, der die Kundenanforderungen durchsetzen und gemeinsam mit dem Implementierungspartner anforderungsgerechte Lösungen erarbeiten kann.

8. Akzeptanz

Der Erfolg einer PIM-Lösung steht und fällt mit dessen Akzeptanz und Nutzung seitens der Anwender. Daher sollten diese frühzeitig in das Projekt eingebunden werden, an der Umsetzung der Ziele mitwirken und sich bereits während der Projektphase von den Vorteilen des neuen Produktinformationsmanagement Systems überzeugen. Ausgiebige Testphasen und umfassende Schulungen erleichtern die spätere Bedienung des Systems und führen zu einer größeren Akzeptanz bei den Nutzern.

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